設計判断5分で読める要約版2026-10-23

AIでExcelをWeb化する前に考えたい、業務を増やさないための設計と棚卸し

AIでフォームや一覧が作りやすくなりました。だからこそ、作る前に「その業務は必要か」を少し考えたい。アプリが動くことと、会社全体の仕事が減ることを分けてみます。

まず、業務を4つに仕分けてみる

誰も使わない報告は「やめる」、承認や入力の回数は「減らす」、部署ごとの同じ情報は「まとめる」、必要な手続きは安全に「残す」。既存のExcelをそのまま写す前に、この4つを並べてみます。

もちろん、法令や契約、監査のために必要な工程もあります。現場だけで廃止を決めず、判断する責任者に確認するところまでが棚卸しです。

架空の例として、年間5,000件の申請に1件20分かかるなら、延べ約1,667時間。Web化して15分になれば1,250時間です。不要な申請を見直して2,500件にできれば625時間になります。件数を減らせる根拠が必要な、説明用の試算です。

生成AIでタスクが速くなっても、浮いた時間を別の仕事に使う場合があります。パーソル総合研究所の調査やIPAのDX動向を手がかりに、本文ではタスクの時間短縮と、働く時間全体の変化を区別しています。余った時間を価値ある仕事へ回すことも成果です。

アプリを増やせるほど、情報の正本がどこにあるかが大切になります。部署別に社員マスタや似た申請が増えれば、Excelの乱立がWebアプリの乱立へ変わるだけかもしれません。

用途、業務責任者、規程を変えられる人、利用者、マスタの正本、二重入力、廃止条件、見直しの間隔を台帳に残します。評価もアプリ数だけでなく、申請件数、承認までの時間、差戻し率、転記や運用の負担まで見たいところです。

フォームや権限は技術の課題、重複工程は業務の課題、廃止や再配置の合意は組織の課題。一人で決められない部分は、決める人と話すための材料にします。

具体的な台帳のYAML、ヒアリングの問い、調査条件と出典はQiitaの全文へ。人間や組織の側から考えた『サピエンス全史』を手がかりにした姉妹記事もあります。どちらからでも読める2本です。